Prompt ZapGPT – Assistant Workflow Automation

**CONFIGURATION ZAP : Auto-Enrichissement & Nurturing des Nouveaux Leads LinkedIn Ads** --- **VUE D'ENSEMBLE DE L'AUTOMATISATION** Quand un nouveau lead est capturé via LinkedIn Lead Gen Form, enrichir automatiquement ses données, créer une fiche CRM, envoyer un email de bienvenue personnalisé et notifier l'équipe commerciale. **Apps concernées :** - LinkedIn Lead Gen Forms (trigger) - Clearbit (enrichissement) - HubSpot CRM (base de données) - Gmail (email) - Slack (notifications) **Trigger :** Nouvelle soumission LinkedIn Lead Gen Form **Résultat souhaité :** Lead enrichi dans le CRM + email de bienvenue envoyé + commercial notifié, le tout en moins de 2 minutes --- **CONFIGURATION ZAP ÉTAPE PAR ÉTAPE** **ÉTAPE 1 : Trigger - Nouveau Lead LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms)** 1. Dans Zapier, cliquez sur "Create Zap" 2. Recherchez l'app "LinkedIn Lead Gen Forms" 3. Sélectionnez le trigger : **"New Lead"** 4. Connectez votre compte LinkedIn Ads 5. Choisissez le formulaire : Sélectionnez le formulaire spécifique (ex : "Télécharger Guide SEO 2025") 6. Testez le trigger : Récupérez un lead récent pour voir les champs disponibles 7. Champs disponibles : Prénom, Nom, Email, Entreprise, Poste, Téléphone (si collecté) --- **ÉTAPE 2 : Action - Enrichir les Données du Lead (Clearbit)** 1. Ajoutez une nouvelle étape : Recherchez "Clearbit" 2. Sélectionnez l'action : **"Enrichment - Person"** 3. Connectez votre compte Clearbit (nécessite un plan Clearbit payant) 4. Mappez les champs : - Email : Utilisez le champ "Email" du lead LinkedIn 5. Testez l'action 6. Nouvelles données disponibles après enrichissement : - Domaine, taille, secteur, financement de l'entreprise, stack technologique - URL complète du profil LinkedIn - Comptes Twitter, GitHub - Niveau de séniorité, rôle - Localisation (ville, pays) **Optionnel :** Ajoutez une étape **Filter** ici : - Ne continuer que si "Company Size" est > 50 employés (pour se concentrer sur les leads qualifiés) - Cela évite d'encombrer le CRM avec des leads non qualifiés --- **ÉTAPE 3 : Action - Créer un Contact dans HubSpot CRM (HubSpot)** 1. Ajoutez une nouvelle étape : Recherchez "HubSpot" 2. Sélectionnez l'action : **"Create or Update Contact"** 3. Connectez votre compte HubSpot 4. Mappez les champs : - Email : Lead LinkedIn "Email" - First Name : Lead LinkedIn "First Name" - Last Name : Lead LinkedIn "Last Name" - Company : Clearbit "Company Name" - Job Title : Lead LinkedIn "Job Title" - Phone : Lead LinkedIn "Phone" (si fourni) - Lead Source : "LinkedIn Ads" - Lead Status : "New" - Company Size : Clearbit "Company Size" - Industry : Clearbit "Industry" - LinkedIn URL : Clearbit "LinkedIn Profile" 5. Testez l'action - vérifiez que le contact apparaît dans HubSpot --- **ÉTAPE 4 : Action - Envoyer un Email de Bienvenue Personnalisé (Gmail)** 1. Ajoutez une nouvelle étape : Recherchez "Gmail" 2. Sélectionnez l'action : **"Send Email"** 3. Connectez votre compte Gmail (utilisez l'email professionnel, pas personnel) 4. Rédigez l'email : - **To :** Lead LinkedIn "Email" - **From :** votre-nom@entreprise.com - **Subject :** "Votre Guide SEO + Prochaines Étapes, [First Name]" - **Body :** ``` Bonjour [First Name], Merci d'avoir téléchargé notre Guide SEO pour [Industry] ! J'ai remarqué que vous êtes chez [Company] en tant que [Job Title]. Au vu de votre fonction, je pense que ces ressources pourraient également vous intéresser : 📊 [Lien vers étude de cas pertinente] 🎥 [Lien vers démo produit vidéo] Je suis [Votre Nom], et j'aide des entreprises comme [Company] avec [proposition de valeur]. Si vous souhaitez échanger sur votre stratégie SEO, n'hésitez pas à réserver un créneau ici : [Lien Calendly] Cordialement, [Votre Nom] [Titre] ``` 5. Utilisez **Formatter by Zapier** si vous devez : - Mettre en majuscule les noms correctement ("jean dupont" → "Jean Dupont") - Formater les noms d'entreprise (retirer "SARL", "SAS") 6. Testez l'action - vérifiez que l'email est bien envoyé **ASTUCE PRO :** Pour une meilleure délivrabilité, utilisez un service d'email transactionnel comme SendGrid ou Mailgun au lieu de Gmail pour cette étape. --- **ÉTAPE 5 : Action - Notifier l'Équipe Commerciale (Slack)** 1. Ajoutez une nouvelle étape : Recherchez "Slack" 2. Sélectionnez l'action : **"Send Channel Message"** 3. Connectez votre workspace Slack 4. Configurez : - **Channel :** #sales-leads (ou le canal où se trouve votre équipe commerciale) - **Message :** ``` 🎯 **Nouveau Lead Qualifié depuis LinkedIn Ads** 👤 Nom : [First Name] [Last Name] 💼 Entreprise : [Company] ([Company Size] employés) 📋 Poste : [Job Title] 🏢 Secteur : [Industry] 📧 Email : [Email] 📱 Téléphone : [Phone] 🔗 LinkedIn : [LinkedIn URL] 📝 Source Lead : LinkedIn Lead Gen Form - "Téléchargement Guide SEO" ✅ Statut : Email de bienvenue envoyé, contact créé dans HubSpot 👉 Voir dans HubSpot : [HubSpot Contact URL] ``` 5. Testez l'action - vérifiez que le message apparaît dans le canal Slack **OPTIONNEL :** Ajoutez un **Slack Direct Message** pour notifier un commercial spécifique selon le territoire : - Utilisez une étape **Paths** pour router les leads par région - Si "Country" = "France" → Message direct à Jean-Pierre - Si "Country" = "USA" → Message direct à Sarah --- **ÉTAPE 6 (OPTIONNEL) : Action - Ajouter le Lead à une Séquence de Nurturing Email (Mailchimp/ActiveCampaign)** 1. Ajoutez une nouvelle étape : Recherchez "Mailchimp" ou "ActiveCampaign" 2. Sélectionnez l'action : **"Subscribe to List"** ou **"Add Contact to Automation"** 3. Mappez les champs : - Email : Lead LinkedIn "Email" - First Name : Lead LinkedIn "First Name" - Tags : "LinkedIn Lead", "Guide SEO", "[Industry]" 4. Choisissez la liste/automation : "New Lead Nurture - Séquence 7 jours" 5. Testez l'action --- **ÉTAPE 7 : Gestion des Erreurs (Filter + Notification)** **Ajoutez un filet de sécurité au cas où l'enrichissement Clearbit échoue :** 1. Après l'Étape 2 (Clearbit), ajoutez une étape **Paths** : - **Path A :** Continuer si Clearbit "Company Name" existe (enrichissement réussi) - **Path B :** Continuer si Clearbit "Company Name" est vide (enrichissement échoué) 2. Dans **Path B**, ajoutez une notification Slack : - Message : "⚠️ L'enrichissement du lead a échoué pour [Email]. Revue manuelle nécessaire." - Créez quand même le contact HubSpot avec les données disponibles depuis LinkedIn --- **RÉSUMÉ DU FLUX ZAP FINAL** ``` 1. TRIGGER : Nouvelle soumission LinkedIn Lead Gen Form ↓ 2. ACTION : Enrichir avec Clearbit (récupérer données entreprise) ↓ 3. FILTER : Ne continuer que si taille entreprise > 50 employés (optionnel) ↓ 4. ACTION : Créer/Mettre à jour le contact dans HubSpot CRM ↓ 5. ACTION : Envoyer un email de bienvenue personnalisé via Gmail ↓ 6. ACTION : Notifier le canal #sales-leads dans Slack ↓ 7. ACTION : Ajouter à la séquence de nurturing Mailchimp (optionnel) ``` --- **TESTER VOTRE ZAP** 1. **Activez le Zap** (toggle en haut à droite) 2. **Testez avec un vrai lead :** - Allez sur votre LinkedIn Lead Gen Form - Soumettez une entrée test avec votre propre email - Attendez 1-2 minutes 3. **Vérifiez que chaque étape a fonctionné :** - ✅ Clearbit a enrichi les données ? - ✅ Contact HubSpot créé ? - ✅ Email reçu ? - ✅ Message Slack apparu ? 4. **Consultez l'historique Zap** (dans le tableau de bord Zapier) pour détecter d'éventuelles erreurs --- **ESTIMATION DES TÂCHES EXÉCUTÉES & TARIFICATION** Si vous obtenez 100 leads/mois depuis LinkedIn : - Zapier : ~100 tâches/mois (dans le plan gratuit : 100 tâches) - Clearbit : ~100 enrichissements/mois (vérifiez la tarification Clearbit, ~0,50-1€/enrichissement) - Coût total : ~50-100€/mois + plan Zapier **ROI :** Si cette automatisation fait gagner à votre équipe commerciale 5 min par lead × 100 leads = 8,3 heures/mois économisées. À 50€/heure = 416€ de valeur pour 100€ de coût. --- **RÉSOLUTION DES PROBLÈMES COURANTS** ❌ **"Clearbit n'a pas trouvé cette personne"** - Solution : Ajoutez une étape Paths pour gérer les échecs d'enrichissement de manière fluide (créez quand même la fiche CRM avec les infos de base) ❌ **"Gmail indique que l'email n'a pas été envoyé en raison de la limite quotidienne"** - Solution : Utilisez SendGrid ou un service d'email transactionnel au lieu de Gmail personnel ❌ **"Le contact HubSpot n'affiche pas les bonnes données"** - Solution : Vérifiez le mapping des champs. Les propriétés personnalisées HubSpot nécessitent les noms API exacts. ❌ **"Le Zap est lent (délai de 5+ min)"** - Solution : Passez à un plan Zapier payant pour des triggers instantanés (le plan gratuit a un intervalle de polling de 15 min) --- **PROCHAINES ÉTAPES POUR AMÉLIORER CE ZAP** 1. **Ajoutez du lead scoring :** Utilisez le Formatter de Zapier pour calculer un score de lead basé sur taille entreprise + poste + secteur 2. **Routez les leads à forte valeur différemment :** Si score de lead > 80, envoyez un SMS au commercial via Twilio 3. **Trackez dans les analytics :** Enregistrez chaque lead dans Google Sheets pour le reporting 4. **Réengagement :** Si pas de réponse en 7 jours, Zapier déclenche automatiquement un email de relance Votre Zap est prêt à être déployé ! Activez-le et regardez les leads affluer. 🚀